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浅谈企业档案信息化建设

时间:2018-11-18 12:09:14  来源:本站  作者:
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  在当前迅猛发展的信息社会,档案信息化建设已成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。加快企业档案信息系统化建设,实现档案工作各个环节的计算机化,是实现档案系统整体功能的基础和手段。档案信息系统是需要运用多学科知识,多专业配合,多部门协作,多环节配套的庞大系统工程,所以协调组织、加强管理和科学决策,是十分必要的。

  所谓档案信息化,就是在国家档案管理部门的统一规划和组织下,根据企业的实际情况在档案管理活动中,全面应用现代信息技术,对企业档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。

  企业档案信息化可以从以下几个方面着手:实现档案信息的数字化和网络化;实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;实现档案信息高度共享;引发档案管理模式的变革。

  由于档案需长期保存,为提高存储环境,避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害,每年大量投入文档的保管经费已在所难免,且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。由于档案需反复查阅,不可避免地存在原件受损或遗失,给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下,大量文档的电子化进程是不可想象和解决的,且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。目前,档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱,这些都严重影响了系统整体水平的提高。现在主要矛盾不是硬件设备的缺乏,而是硬件的功能并没有充分发挥。可见,信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落,信息技术无不彰显其独特的魅力,也成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说,现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

  档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。制定档案信息化管理的有关标准,推广档案管理应用软件,加强电子文件和电子档案的管理,做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用,保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效,建立、规范、联通各局域网络,建立企业档案信息网络,实现企业馆藏档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

  电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快,精确度高,存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点,在文件的管理上,运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还,以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上,运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录,还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目,如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机,提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平。其次要建立和完善局域网。使各项工作网络化,加强档案的利用,以达到资源共享的目的。

  所谓档案信息电子化,是以馆藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化为二次文献信息供人们利用。档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息电子化的进程。(可喜的是,电力系统已开发一套档案管理平台软件正在推广中)加强电子文档资料的归档工作,利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化,建立全文数据库,以便于检索利用。

  好多企业至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求,需要加强档案目录数据库建设,开发标准化的档案管理系统,加强档案目录的输入,保存。

  推进档案信息自动化的关键是人才。由于电子档案信息内容的数字化,文档处理的一体化,电子档案保存的技术化,开发利用形式的多样化,使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法,这就对档案管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了,才能使档案信息化建设符合正确的方向,才能满足社会发展对档案工作的需求。

  档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,信息化建设的实现不是档案部门的单一工作,也不能仅仅单凭几个计算机技术人员就能实现的,它需要所有档案人员的积极参与与配合,因此,档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势,档案部门只有克服困难,迎头赶上,与企业其他部门同步发展,才能适应社会和时代发展的需要,更好地服务社会。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更是缺之又缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有电脑盲现象。甚至有些企业档案队伍不稳,人才流失严重。可见,计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题,要针对性地对他们进行思想教育,培育其事业心和奉献精神;有计划有组织地进行培训,掌握信息技术的新知识;在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾,解除其后顾之忧;以形成最佳的人才结构。在管理上,还需要研究如何增强档案人员的活力,可以开展激励机制,对一些项目实行项目管理,在保证完成档案建设的前提下,开展对社会有偿服务等。否则,尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息化了,因此,信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论,熟悉档案工作的规律,从而创新更科学、更先进的管理方法,使企业档案信息化建设工作达到质的飞跃。(作者:文聪 山西榆次供电支公司)

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